Wie man eine professionelle E-Mail schreibt

E-Mail ist eine der am weitesten verbreiteten Kommunikationsformen sowohl am Arbeitsplatz als auch außerhalb des Arbeitsplatzes. Aufgrund ihrer Schnelligkeit und Effizienz werden Sie E-Mail wahrscheinlich in irgendeiner Form nutzen, unabhängig von Ihrer Rolle oder Branche. Sie können aus einer Vielzahl von Gründen professionelle E-Mails schreiben. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise eine wichtige Besprechung rekapitulieren, Informationen austauschen, ein wichtiges Update weiterleiten oder ein Einführungsschreiben versenden.

Eine gut verfasste E-Mail bietet dem Empfänger eine freundliche, klare, prägnante und umsetzbare Botschaft. Zu lernen, wie man eine E-Mail schreibt, die all diese Kriterien erfüllt, kann Übung erfordern.

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Beachten Sie die folgenden Tipps und bewährten Verfahren, die Ihnen helfen sollen, effektive und professionelle E-Mails zu schreiben.

Professionelles E-Mail-Format

Sechs Schritte zum Schreiben professioneller E-Mails
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie man eine E-Mail beginnt, können Ihnen diese fünf Schritte helfen, eine professionelle Nachricht zu erstellen.

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1. Identifizieren Sie Ihr Ziel
Bevor Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie sich fragen, was der Empfänger tun soll, nachdem er sie gelesen hat. Wenn Sie den Zweck Ihrer E-Mail bestimmt haben, können Sie sicherstellen, dass alles, was Sie in Ihrer Nachricht enthalten, diese Aktion unterstützt. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Empfänger einen von Ihnen angehängten Bericht durchsieht, lassen Sie ihn wissen, worum es sich bei dem Bericht handelt, warum Sie ihn durchsehen müssen, welche Art von Rückmeldung Sie benötigen und wann die Aufgabe erledigt sein soll.

2. Berücksichtigen Sie Ihr Publikum
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht verfassen, achten Sie darauf, dass Ihr Ton Ihrem Publikum entspricht. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen Geschäftsmann senden, den Sie noch nie getroffen haben, halten Sie die E-Mail gepflegt und frei von Witzen oder Informalitäten. Wenn Sie andererseits eine E-Mail an einen Kollegen schicken, zu dem Sie eine gute Beziehung haben, sollten Sie eine weniger formelle, freundlichere Vorgehensweise wählen.

3. Fassen Sie sich kurz
Möglicherweise haben Ihre Zuhörer wenig Zeit, Ihre E-Mail zu lesen. Machen Sie sie deshalb so kurz wie möglich, ohne wichtige Informationen wegzulassen. Versuchen Sie, nicht zu viele Themen auf einmal anzusprechen, da Ihre Nachricht dadurch langatmig, schwer zu lesen und schwierig zu bearbeiten sein kann. Wenn Sie Ihre E-Mail bearbeiten, nehmen Sie alle Informationen heraus, die für das Thema, das Sie ansprechen, irrelevant sind. Verwenden Sie kurze, einfache Sätze, indem Sie Füllwörter und irrelevante Informationen entfernen. Dadurch wird Ihre Notiz kürzer und leichter zu lesen.

4. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur
Eine fehlerfreie E-Mail zeugt von Fleiß und Professionalität. Bevor Sie eine E-Mail senden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überprüfen Sie sie auf Rechtschreib-, Grammatik- und Syntaxfehler. Überprüfen Sie auch, ob Sie alle Anhänge, auf die Sie in Ihrer Nachricht verwiesen haben, mitgeschickt haben. Wenn es sich um eine wichtige E-Mail an kritische Interessengruppen handelt, können Sie Ihren direkten Vorgesetzten oder einen vertrauenswürdigen Kollegen bitten, sie vor dem Versenden durchzulesen.

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5. Benutzen Sie die richtige Etikette
Fügen Sie eine höfliche Begrüßung und einen freundlichen und höflichen Schluss bei. Nehmen Sie außerdem Rücksicht auf den Empfänger und seine Zeit. Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, vermeiden Sie es zum Beispiel, einen Kontakt nach Feierabend oder während seines Urlaubs per E-Mail um etwas zu bitten.